PERJALANAN DINAS

Dengan ini diinformasikan kepada seluruh satuan kerja dalam wilayah pembayaran KPPN Makassar II bahwa Peraturan Menteri Keuangan untuk perjalanan dinas yang terbaru sudah diterbitkan, yaitu PMK Nomor : PMK-113/PMK.05/2012 tanggal 3 Juli 2012. Peraturan Menteri ini mengatur mengenai pelaksanaan dan pertanggungjawaban Perjalanan Dinas bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap yang dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.
Perjalanan Dinas tersebut meliputi: 
a. Perjalanan Dinas Jabatan
b. Perjalanan Dinas Pindah.
Perjalanan Dinas dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip sebagai berikut :

1. selektif, yaitu hanya untuk kepentingan yang sangat tinggi dan prioritas yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;
2. ketersediaan anggaran dan kesesuaian dengan pencapaian kinerja Kementerian Negara/Lembaga; 
3. fisiensi penggunaan belanja negara; 
4. akuntabilitas pemberian perintah pelaksanaan Perjalanan Dinas dan pembebanan biaya Perjalanan Dinas.

DOWNLOAD PMK NOMOR : PMK-113/PMK.05/2012 (klik untuk mendownload)

Berikut adalah beberapa permasalahan terkait pelaksanaan PMK-113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri :
Uang Harian biaya Perjadin sesuai PMK 113/PMK.05/2012 digolongkan dalam tingkat A, B, dan C. Sedangkan dalam PMK 84/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya TA 2012 Lampiran I No.23, Uang Harian digolongkan menjadi A, B, C, D, E, dan F. Bagaimana pelaksanaan pertanggungjawaban biaya Perjadin dimaksud? Mengikuti PMK 113 atau PMK 84?
JAWAB:
Pelaksanaan pertanggungjawaban biaya Perjadin mengikuti ketentuan yang mengatur mengenai Perjalanan Dinas yaitu PMK 113/PMK.05/2012.
Pada penjelasan PMK 84/PMK.02/2012 disebutkan bahwa Uang Harian diberikan berdasarkan tingkatan perjadin yang diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan 45/PMK.05/2007 dan 07/PMK.05/2008. Namun saat ini kedua PMK dimaksud dicabut dengan telah ditetapkannya PMK 113/PMK.05/2012.
Pada PMK 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya TA 2013 pembayaran uang harian tidak berdasarkan tingkatan biaya perjalanan dinas.
Kapan uang saku rapat dapat diberikan? Mengingat PMK No. 84 dan 36 mengenai Standar Biaya TA 2012 belum mengatur ketentuan uang saku rapat dimaksud.
JAWAB:
PMK 84/PMK.02/2012 disebutkan bahwa uang saku rapat diberikan sesuai ketentuan yang diatur dalam standar biaya (mengacu pada standar biaya). Artinya dalam pelaksanaannya, pemberian uang saku rapat menunggu/mengikuti ketetapan dalam standar biaya.
Pencantuman uang saku rapat dalam PMK 113 untuk mengakomodir pelaksanaan tahun 2013 karena besaran uang saku rapat telah dicantumkan dalam PMK 37, sehingga PMK 113 tidak memerlukan penyesuaian.
Biaya penginapan dan Uang Harian dapat diberikan 1 hari pada saat kedatangan dan 1 hari pada saat kepulangan untuk Perjadin dalam Kota lebih dari 8 jam. Dalam kondisi apa komponen biaya perjadin dimaksud dapat diberikan?
JAWAB:
Biaya penginapan dan Uang Harian dimaksud dapat diberikan dalam kondisi pelaksana perjadin mengalami kesulitan transportasi sehingga memerlukan waktu untuk menginap 1 hari sebelum dan/atau 1 hari setelah pelaksanaan kegiatan. Hal tersebut dilakukan sesuai dengan batas kewajaran yang dinilai oleh PPK.
Auditor yang berkantor di Jakarta Timur melakukan pemeriksaan terhadap satker yang berlokasi di Jakarta Selatan. Komponen biaya perjadin apa saja yang dapat diberikan? Sesuai PMK 113/PMK.05/ 2012 diberikan Uang Harian. Berapa Uang Harian yang dapat diberikan? dan apakah dapat diberikan biaya penginapan?
JAWAB:
Komponen biaya perjadin yang dapat diberikan adalah :

1. Uang Harian diberikan secara lumpsum sebesar 75% dari standar biaya;
2. Biaya penginapan diberikan secara at cost apabila memang benar-benar diperlukan menginap (berdasarkan penilaian kewajaran oleh PPK).
3. Karena transpor lokal merupakan bagian dari uang harian, maka biaya transpor dalam kota tidak diberikan. Dalam hal Pelaksana SPD meminta biaya penginapan, maka dapat diberikan dengan pertimbangan bahwa:

• Prinsip selektif, ketersediaan anggaran, efisiensi, dan akuntabilitas penggunaan belanja negara.
• Penginapan tersebut benar-benar diperlukan untuk pelaksanaan tugas karena Pelaksana SPD mengalami kesulitan transportasi untuk kembali. Untuk itu, Pelaksana SPD dapat menginap di hotel/tempat menginap lainnya yang dibuktikan dengan bukti pembayaran hotel/penginapan. Namun untuk daerah terpencil yang tidak terdapat hotel/penginapan dan Pelaksana SPD mengalami kesulitan transportasi untuk kembali, dapat dibayarkan biaya penggantian penginapan sebesar 30% .

Apakah biaya penginapan dapat diberikan untuk Perjadin dalam Kota lebih dari 8 jam? Mengingat dalam Peraturan Menteri Keuangan mengenai Standar Biaya, biaya Penginapan tidak dapat diberikan untuk Perjadin dalam Kota lebih dari 8 jam.
JAWAB:
Biaya penginapan dapat diberikan untuk kegiatan Perjadin dalam Kota lebih dari 8 jam sesuai dengan PMK 113/PMK.05/2012. Namun hanya untuk kegiatan-kegiatan yang memang diperlukan menginap di daerah terpencil atau mengalami kesulitan transportasi.
Contoh:
BPN mengadakan survei pengukuran tanah di daerah terpencil yang masih dalam satu Kota/Kab. Sehingga memerlukan waktu menginap untuk melanjutkan pelaksanaan kegiatannya.
Perjadin jabatan yang dilaksanakan di Kab. Nabire dan tidak melewati batas Kab. Nabire. Sarana transportasi berupa pesawat udara ke daerah terpencil, hanya 1 kali dalam 1 hari, sehingga memerlukan waktu untuk menginap.
Ada anggapan bahwa biaya perjadin merupakan penambah penghasilan, apakah hal tersebut benar?
JAWAB:
Pelaksana SPD melaksanakan PDJ karena melaksanakan perintah atasan, yang dibuktikan dengan penerbitan Surat Tugas oleh Atasan langsung. Dalam PMK lama Surat Tugas diterbitkan oleh Pejabat yang Berwenang.
Dari pengertian di atas, maka anggapan bahwa biaya perjalanan dinas merupakan penambah penghasilan tidak relevan lagi.
Pelaksana SPD memperoleh biaya perjalanan dinas, hal tersebut merupakan kompensasi atas penugasan, dimana atasan langsung menugaskan Pelaksana SPD karena mempunyai keahlian tertentu.
Bagaimana penyetaraan tingkat biaya perjalanan dinas untuk Pegawai Tidak Tetap/Honorer?
JAWAB:
Penyetaraan tingkat biaya Perjalanan Dinas untuk Pegawai Tidak Tetap yang melakukan Perjalanan Dinas untuk kepentingan negara ditentukan oleh KPA sesuai dengan tingkat pendidikan/kepatutan/tugas yang bersangkutan.
Selain Pejabat Negara/Pegawai Negeri/ Pegawai Tidak Tetap, Pejabat penerbit Surat Tugas dapat memerintahkan pihak lain untuk melakukan Perjalanan Dinas. Penggolongan terhadap pihak lain tersebut ditentukan oleh PPK dengan mempertimbangkan tingkat pendidikan/ kepatutan/ tugas yang bersangkutan.Dalam PMK 113/PMK.05/2012 tidak ada pembedaan biaya PDJ untuk PNS, atau Pegawai Tidak Tetap/honorer
Apa saja komponen biaya PDJ yang diberikan dalam rangka mengikuti diklat apabila dalam pelaksanaan diklat tersebut tidak disediakan asrama/ penginapan.
JAWAB:
Apabila dalam pelaksanaan diklat tidak disediakan asrama/ penginapan, maka peserta diklat diberikan biaya sebagai berikut:
Uang harian secara lumpsum sesuai standar biaya;
Biaya penginapan (at cost)/ sesuai bukti riil;
Biaya transpor (at cost) hanya pada saat 1 hari pada saat kedatangan dan 1 hari pada saat kepulangan.
Siapa yang membuat Surat Tugas untuk Menteri?
JAWAB:
Pasal 6 ayat 2 huruf d disebutkan bahwa yang membuat Surat Tugas untuk Menteri/Pimpinan Lembaga/Pejabat Eselon I/Eselon II adalah Menteri/Pimpinan Lembaga/Pejabat Eselon I. Jadi Surat Tugas Menteri dapat dibuat oleh Sekjen.
Apakah PDJ diperbolehkan mulai hari Jum’at atau satu hari sebelum hari libur, atau dilaksanakan mulai hari libur, atau hari yang dinyatakan libur?
JAWAB:
Dalam PMK 113/PMK.05/2012 tidak mengatur hal-hal tersebut. Biasanya hal-hal tersebut diatur dalam peraturan internal K/L masing-masing.
Mengingat kepentingan/pencapaian kinerja, pelaksanaan PDJ tidak dapat dibatasi hal-hal tersebut di atas.
Contoh : untuk pelaksanaan survei, sensus, penanganan bencana/kejadian luar biasa dimungkinkan untuk dilaksanakan mulai hari libur. Namun untuk pelaksanaan PDJ yang memerlukan koordinasi dengan instansi pemerintah daerah/pusat, pelaksanaan PDJ sebagaimana hal-hal tersebut di atas menjadi tidak efektif.
Akun apa yang digunakan untuk pembebanan biaya pemetian dan angkutan jenazah, pembatalan biaya PDJ, dan tambahan biaya PDJ
JAWAB:
Seluruh komponen biaya PDJ dibebankan pada akun belanja perjalanan dinas (Akun 5241xx), termasuk biaya pemetian dan angkutan jenazah, pembatalan biaya PDJ, dan tambahan biaya PDJ.

MENGATUR PERJALANAN BISNIS PIMPINAN

PRAKTEK MENANGANI AGENDA PERJALANAN BISNIS

 nurulwirda ModulModul

20 Votes

PRAKTEK MENANGANI AGENDA PERJALANAN BISNIS

Tujuan Umum : Para calon Sekretari memahami dan dapat menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan secara profesional

Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan informasi yang diperlukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas; (2) membuat Itinerary; (3) mempersiapkan kelengkapan perjalanan;   (4) menjelaskan uang perjalanan, (5) mengurus pengangkutan; (6) mengurus penginapan; (9) membuat laporan biaya perjalanan

A Pendahuluan

Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan  dari segala jenis transportasi, bagaimana   prosedur nya, pelayanannya  serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah.

Apabila di perusahaannya tidak ada bagian khusus yang menangani  perjalanan dinas/bisnis pimpinan, maka sekretaris yang mengatur tugas perjalanan dinas. Yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, atau menentukan sendiri.  Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap, seperti :

1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?
2. kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan?
3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)?
4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?
5. Apakah dia punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki?

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.

B. Daftar  Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana  tentang kegiatan yang dilakukan selama   perjalanan. Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor peasawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.

Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan  dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas.

Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

C. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan

Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan  sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan. Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mendapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Tiket perjalanan
4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Surat keterangan sehat dari dokter

   MENGATUR PERJALANAN BISNIS PIMPINAN

   Diposkan oleh Manajemen dan administrasi di 12.03
   Tujuan Umum : Para calon Sekretari memahami dan dapat menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan secara profesional
   Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan informasi yang diperlukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas; (2) membuat Itinerary; (3) mempersiapkan kelengkapan perjalanan;   (4) menjelaskan uang perjalanan, (5) mengurus pengangkutan; (6) mengurus penginapan; (9) membuat laporan biaya perjalanan
   
   
   A Pendahuluan
        Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan  dari segala jenis transportasi, bagaimana   prosedur nya, pelayanannya  serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah. 
        Apabila di perusahaannya tidak ada bagian khusus yang menangani  perjalanan dinas/bisnis pimpinan, maka sekretaris yang mengatur tugas perjalanan dinas. Yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, atau menentukan sendiri ?. Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap, seperti :
   1.  Apa tujuan utama kepergian pimpinan?
   2.  kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai
   persinggahan?
   3.  Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau
   mobil)?
   4.  Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?
   5.  Apakah dia punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki?
        Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. 
        Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/  flight secedule) dan
   pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.
   
   B. Daftar  Perjalanan (Itinerary)
        Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana  tentang kegiatan yang dilakukan selama   perjalanan.
   Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan,  stasiun, nomor peasawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.
        Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan
   diselenggarakan. Daftar perjalanan  dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
   
   Contoh 1:
   
   ITINERARY
   Cincinnati, Washington, Philadelphia, New York
   June 22-26, 2006
   Tuesday, June 22
       6:10 p.m.  Leave Cincinnati –Union Station on National Limited. Car D12, 
      Lower 9. Your Ticktes are in your letter case.
   Wednesday, June 23
                 7:40 a.m Arrive Washington –Union Station. Reservation at the Carlton Hotel.
                    10:00 a.m.  Appointment with James C. Richardson at his office, 236 Fourteenth         
                                                     Street. Contract in your portfolio.
    12:30 p.m. Luncheon engagement with Mr. Walters at The Mayflower  
   
   Contoh 2:
   DAFTAR  PERJALANAN
   
   Selasa, 25 Pebruari 2006
   Pukul      08.00        Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan KT. 4375 DD)
              12.00       Tiba di bandara Sepinggan   hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
   IImu Sekretari Oleh Azizah V.
   
   2
   12.15        Berangkat dengan Merpati (MA-741) ke Jakarta  
         13.00      Tiba di bandara Soekarno Hatta Cengkareng Jakarta
                  14.00       Dijemput Nona Ponirah menuju Hotel Hilton (menggunakan mobil
                                  Perusahaan)               
   
   Rabu, 26 Pebruari 2006
   Pukul      09.00       Pertemuan dengan Presiden Direktur di ruang lobi hotel
    11.00       Pertemuan dengan Mr. Ajimoto selaku mitra usaha
    13.00       Rapat komisaris
   
   Kamis, 27 Pebruari 2006
   Pukul      09.00       Pertemuan dengan Mrs. Peny dari Philipp Ralin Electronics
                  11.00       Acara ramah tamah dan makan siang dengan relasi  
         13.30      Tiba di bandara Soekarno Hatta
   14.15  Menuju Ke Balikpapan dengan pesawat Garuda (GA-130) 
   
   C. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan
        Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan  sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :
   1.  Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan
   Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah
   Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya
   2.  Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
   3.  Tiket perjalanan
   4.  Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
   5.  Peta untuk kota yang akan dikunjungi
   6.  Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
   7.  Surat keterangan sehat dari dokter
   8.  Daftar  perjalanan
   9.  Peta kota yang akan dikunjungi
   10.  Paspor 
   Paspor adalah dokumen perjalanan yang  diberikan izin untuk meninggalkan Negara ya dan untuk
   bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan negara
   yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum.
   Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang
   hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman
   yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk memperoleh pasport
   syaratnya :
   •  Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah 
   •  Surat fiskal
   •  Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang menugaskan dia, atau atas
   izin istri/istri, atas izin dari anak-anak/orang tua.
   Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri, besarnya tergantung keperluan. 
   Untuk mengurus paspor dikenakan biaya 
   •  Biaya blangko dan buku paspor
   •  Biaya exit permit
   •  Biaya health certificate
   Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan paspor ketentuannya :
   •  Memiliki kartu penduduk asli
   •  Surat warga negara asli
   •  Surat ganti nama kalau ada
   •  Akte kelahiran asli
   •  Pas photo 4x6,  sebanyak 5 buah
   •  Surat fiskal.
   Paspor dibedakan dua macam :
   a.  paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk kepentingan pemerintah
   b.  Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas (untuk warga negara
   yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).
   11.  Visa
   Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi  suatu negara
   tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan.
   Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran
   paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.
   Macam-macam visa :
   a.  Visa untuk wisatawan (visitor authorization)
   b.  Visa untuk para pelajar (student authorization)
   c.  Visa untuk pegawai (employment authorization)
   12.  Health Certificate
   Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga
   negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit
   menular (cacar air, kolera, hepatitis  dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus
   dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai
   jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6
   bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki negara
   manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional
   (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.
   13.  Fiscal 
   Fiskal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri,
   dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.
        Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol  maka sekretaris dapat membuat pengendalian
   perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.
   
   PENGENDALIAN PERJALANAN DINAS
   
   NAMA :
   
   Tanggal dan waktu berangkat :
   PERJALANAN 
   DINAS DALAM
   NEGERI
   KE LUAR NEGERI
   
   TUJUAN : 
   Jenis kendaraan yang digunakan :
   Maksud perjalanan : 
   
   Tanggal dan waktu kembali :
   No. Subyek Hasil
   Pemeriksaan
   Keterangan
   1
   2
   3
   4
   5
   6
   7
   8
   9
   10
   11
   12
   13
   14
   15
   16
   17
   18
   19
   20
   
   Pasport
   Visa
   Kartu Kuning (KartuKesehatan)
   Tiket Pesawat
   Mata Uang Rupiah
   Travellers cheques
   Credit card
   Rencana Perjalanan
   Mata uang asing
   Kartu nama
   Perlengkapan audio visual (kamera, ______
   Perlengkapan penunjang (laptop, ________
   Dokumen dinas
   Tas kantor
   Tas pakaian
   Tas jas
   Reservation hotel
   Peta
   Kunci kantor
   _____________________
    
   
               Mengetahui,                                                                                    Yang memeriksa,
   
   
               _____________________                                                               _______________________
               Pelaksana perjalanan                                                                       Sekretaris           
   
   
   D. Alat Pembayaran (Travel Funds)
        Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam perjalanan. Pada perjalanan
   dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamanan
   pimpinan dalam hal penyimpanan uang tuani dapat digunakan alat pembayaran (travel funds)
   1.  Traveler’s Check.  Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00,
   $20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani oleh
   pembeli.
   2. Letter of Credit (L/C).  Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya, dan
   dengan tandatangannya ia dapat menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akan
   menunjukkan neraca dalam L/C.
   3.  Credit Card.  Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan penerbangan yang
   memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu, menurut
   persyaratan yang ditetapkan.
   4.  Uang Tunai.  Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tunai selama dalam
   perjalanan.
   E. Mengurus pengangkutan
   1. Perjalanan dengan mobil
   a.  Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan
   b.  Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati
   c.  Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel
   d.  Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telpon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya
   e.  Cek kembali apa surat yang diperlukan pimpinan sudah siap
   f.  Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan
   2. Perjalanan Dengan Kereta Api
   a.  Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan kereta api yang semestinya digunakan.
   b.  Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.
   c.  Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan
   d.  Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel
   e.  Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu, rapat yang harus diikuti, serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.
   f.  Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.
   3. Perjalanan Laut
   a.  Periksalah apakah koper pimpinan anda masih berlaku, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah diperoleh.
   b.  Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga
   periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.
   c.  Dapatkan tiket kapal
   d.  Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan
   e.  Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk
   perjalanan pulang
   f.  Dapatkan mata uang asing, tarvellers 
   g.  Siapkan rencana perjalanan
   4. Perjalanan Udara
   a.  Dapatkan tiket pesawat terbang. Pener bangan pada kelas ekonomi dan kelas utama. Biasanya perusahaan telah menen tukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan
   b.  Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia
   harus pergi ke sana. Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan
   tepatnya pukul berapa berangkat.
   c.  Dapatkan mata uang asing, tarvellers dan surat ijik bepergian
   d.  Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum
   e.  Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan
   f.  Siapkan rencana perjalanan
   
   F. Mempersiapkan Penginapan
   1.  Pemesanan kamar. Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui alat komunikasi seperti telepon atau
   faksimili, dilakukan sehari sebelumnya atau memesan langsung apabila kamar yang diinginkan tersedia.
   Untuk memudahkan informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan nama tamu
   harus baik dan benar karena identitas tamu akan disusun pada rak informasi berdasarkan abjad yang
   didahului dengan nama akhir (surname) setelah itu barulah nama depan (first name).
   2.  Check In. Check in dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar
   yang diinginkan tersedia. Pemesan dapat langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan
   diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif,
   dan kelengkapan fasilitas yang tersedia.
   3.  Cara pembayaran. Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan
   berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya
   lainnya, seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan). Ada pula hotel yang
   memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayarannya
   sekaligus pada saat akan check out.
   4.  Check Out.  Check out pada umumnya dilakukan jam 12.00 hari terakhir dengan memberikan kunci
   kamar dan pemeriksaan barang-barang yang di bawa. Pada pengurusan check out resepsionist akan
   menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengtahui fasilitas apa saja yang digunakan
   dan belum di bayar.
   G. Laporan Biaya Perjalanan 
        Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat
   laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.
   Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan 
   1.  Menginventarisr/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.
   2.  Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan,
   transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
   3.  Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari
   pihak perusahaan   
   4.  Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi akan
   dicatat lagi pada laporan entertainment.
   5.  Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan. 
   
   Contoh :
   LAPORAN BIAYA PERJALANAN
   
   Yang melakukan perjalanan  :  Mertilesi Yosana, MM
   Jabatan                                  :  Manager  PT Mahakam Trade
   Tujuan                                   :  Jakarta 
   Tanggal                                  :  25 – 27 Pebruari 2004
   
   1.  Tanggal, 26 pebruari 2004, tiket pesawat  Balikpapan – Jakarta PP,  Rp 800.000,00
   2.  Tanggal, 26 Oktober 2004,  biaya relasi  dengan Mr. Ajimoto Rp  300.000,00
   3.  Tanggal, 27 Oktober 2004, biaya relasi dengan Mrs.  Peny Rp 300.000,00
   4.  Tanggal, 27 Oktober 2004, biaya hotel dan akomodasi Rp 1.000.000,00
   5.  Dana taktis Rp 500.000,00
   
   Dari  perusahaan Mertilesi Yosana, MM menerima dan perjalanan dinas Rp 3.000.000,00 
   
   Catatan : 
   Apabila dana perjalanan lebih besar dari biaya pengeluaran maka sisanya kan dikembalikan lebih pada
   bagian keuangan, dan sebaliknya bila dana perjalanan lebih kecil dari biaya pengeluaran, pihak keuangan
   mengganti kekurangan tersebut.
         Samarinda, 28 Pebruari 2006
    Menyetujui      Sekretaris,
                 Bendahara
   
   
     Devi Mufariha, SE    Rosiana  hak cipta pada http://www.guruvalah.tk
   QUIZ
   
   1.  Daftar perjalanan  yang berisi daftar kunjungan perjalanan dan daftar janji pertemuan, istilah lainnya ….
   2.  Waga negara Indonesia yang masuk ke negara asing tidak lebih dari dua minggu akan dibebaskan dari
   perizinan …
   3.  Mengecek kembali perjalanan pulang pada biro perjalanan disebut ….
   4.  Biaya makan siang dengan relasi, pada penyususnan laporan keuangan perjalanan dinas dicatat pada
   perkiraan …
   5.  Surat yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang besar selama dalam
   perjalanan di beberapa tempat disebut ..
   6.  Sebutkan informasi apa saja yang diperlukan oleh sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan dinas
   pimpinan?
   7.  Keterangan apa saja yang disebutkan sekretaris dalam reservation?
   8.  Sebutkan dan jelaskan macam-macam dokumen perjalanan!
   9.  Sebutkan dan jelaskan alat-alat pembayaran dalam perjalanan!
   10.  Sebutkan penyusunan biaya perjalanan dinas!
   
   Praktik
   
   1.  Rosiana sekretaris Bapak Vinsensius NB, SE, Direktur  PT Surya Perdana, membuat rencana
   perjalanan dinas untuk pimpinannya yang akan dinas ke Banjarmasin selama 3 hari, mulai tanggal 1 – 3
   Maret 2006. Kegiatan selama di Banjarmasin adalah :
   a.  Tanggal 1 Maret 2006,  menghadiri rapat akbar dengan anggota AKLI ( Asosiasi Kontraktor Listrik
   Indonesia) jam 09.00 – 18.00
   b.  Tanggal 2 Maret bertemu dengan relasi :
   1.  Ir. Fadli Set, direktur PT. Padang Jingglang membicarakan kontrak kerjasama (jam 09.00-11.00) di
   kantor PT. Padang Jingglang
   2.  Hari Susanto ST, direktur CV. Surya, untuk membicarakan perluasan usaha (jam 11.00-13.00) di
   Lobbi Hotel
   3.  Makan malam dengan keluarga Ir. Muhammad Suryadi, M. Sc, kepala PLN Banjarnegara di
   restoran Banjar 
   c.  Tanggal 3 Maret 2006, pulang ke Balikpapan dengan Buroq,  jam.10.30 (rencana perjalanan pesawat
   60 menit). Dijemput Wakil Direktur untuk kembali ke Samarinda.
   d.  Penginapan Hotel Maramin
   Yang anda lakukan :
   a.  Buatlah jadwal perjalanan tersebut !
   b.  Susunlah laporan keuangan perjalanan dinas bapak Vinsensius NB, SE berdasarkan bukti kas bon.
   Dana perjalanan dinas sebesar Rp 2.750.000,00
   
   2.  Buatlah daftar perjalanan dinas, Wahyu Efendi, SE,  M. Hut,  manager market development PT TANI
   MAJU Inc., mengadakan perjalanan dinas ke kampung Linggang Bigung,  Kutai Barat dari tanggal 6
   Maret s.d 9 Maret 2006 menggunakan jasa angkutan kapal. Kegiatan utama Wahyu Efendi, SE, M. Hut 
   adalah mengadakan petemuan dengan petani di  kampung Linggang Bigung, Kutai Barat dalam
   rangka mempromosikan produk baru yaitu pupuk alami dan padi jenis baru. Selain itu  Wahyu Efendi
   juga akan bertemu dengan relasinya yaitu Bapak Aulia Rahman Dekan Fakultas Pertanian Universitas
   Sendawar membicarakan kerjasama. Bapak Linus Karim, Saudara Timotius, Saudara Jiu Hardi MM,
   membahas perwakilan usaha dan Ir. Marat Buaq dari Dinas Pertanian Kutai Barat membahas
   kerjasama. Menginap di penginapan “Sederhana “ Linggang Bigung. Buatlah daftar perjalanan dan
   pengaturan pertemun pada blangko di bawah ini !
   
   
   
   
   
   Rencana Perjalanan Wahyu Efendi, SE, M. Hut
   Tanggal, 6 s.d. 9 Maret 2004
   
   Daftar Perjalanan
   
   Hari/Tanggal
   
   Waktu
   Berangkat
   Tempat
   Yang di
   tuju
   Kendaraan Waktu
   Tiba
   Hotel
   /penginapan
   Keterangan Janji
   /Kegiatan
   
   
   
   
         
   
   
   
   
         
   
   
   
   
         
   
   
   
   
         
           Samarinda, _________________2004
      
      Mengetahui,
      Manager Market Development     Sekretaris
   
   
     Wahyu Efendi, SE,  M. Hut                                    
   
   
   Tanggal
   Waktu 
   Keterangan/Catatan
   
   
   
   
    
   
   
   
   
   
    
   
   
   
   
   
    
   
   
   
   
   
    
   
   
   
   
   
    
     

   0 komentar:

   Poskan Komentar

8. Daftar  perjalanan
9. Peta kota yang akan dikunjungi
10. Paspor

Selengkapnya silahkan download praktik_perjalanan_bisnis